「時間管理を改善したい」「部下の時間管理を改善させたい」というコーチングでもよく出てくるテーマですし、あちこちのWebサイトや雑誌のタイトルでもよく見かけます。
「優先順位をつけて、その通りにやる」というのが王道ですが、これがまぁできないから、なかなかうまくいかないわけです。
そもそも優先順位をつける以前に、仕事量がこなせないぐらい引き受けてしまっていたり、約束した締め切りにできるわけないぐらい仕事を抱えてしまったりしているケースが若い人には散見されますので、今日はそのあたりを書いてみます。
大体の人は、スケジュール管理に手帳かPCまたはスマホのアプリを使っていることが多いでしょう。
この時に大抵の人は、ブロックされているスケジュールのみを入れていることがほとんどです。まずはこれが第一の失敗。
例えば、部署内の定例ミーティングがあります。月曜日の10時〜11時というのが決まりであれば、事前にアジェンダが共有設定されているようであれば、まずは必ずそれを読むこと、それから前回どのような話し合いがあったのか議事録や自分のメモをチェックします。
これは常識ですが、これができていない人が非常に多い。
「前回どうだったっけ？」というような人がある程度のポジションで、毎回このレベルだと、私はその会社のレベルに対して、暗澹たる思いをいだきます。
まだまだポジションの低い人でこのレベルだと、「自分の立場わかってるのかな？」と感じます。
まぁ、いずれにしても会社のレベルを非常に下げますので、ここで既に問題のある人はすぐに何とかしましょう。
次にミーティングで報告すべき内容や、確認しておくべきこと、準備の必要なもについては、前日までに準備をすること、当日や直前に準備をしている人がかなりいますが、直前には何が起きるかわかりませんし、慌てて行われた準備は大した成果を出すことはできません。
まぁこんなふうにどんなミーティングでも会議でも必ず準備が必要なわけです。
で、質問です。
あなたはミーティングの準備の時間をスケジュールに組み込んでいますか？
事前にアジェンダや議事録を読んでこない、自分の準備ができていないという人はまず、間違いなくこれができていません。
必ず準備の時間を取り、それをスケジュールに書き込みます。
会議が終わって、何らかの新たなタスクが発生した場合は、タスクを終わらせるための時間を取り、それをスケジュールに書き込みます。
こうしていくと当たり前ですが、スケジュールはドンドン埋まっていきます。
スケジュールが埋まっているのが、明示的にわかれば、無茶なスケジュールで仕事を引き受けることはありません。
無茶なスケジュールで仕事を引き受ける人というのは、自分がどのぐらいの空き時間を持っているのかがわかっていない人と、自分の作業時間が読めない人です。
ポイントは会議に限らず、自分の作業時間も必ずスケジュールをブロックすることです。
あなたは自分のスケジュールに会議やアポイントメントだけを入れていませんか？
そうするとスケジュール表示にかなり空白が出るため、なんとなくあれこれ仕事を引き受けてしまい、気がつくと約束した納期に仕事が間に合わないことが多発します。その結果、失う信頼は非常に大きなものです。
必ず自分の作業時間もブロックして、本当の自分の空き時間を把握しておきましょう。
さて、次回は、時間はブロックしたがやる気が起きなくて取り掛かれない…というこれまた職場における重要な問題を解決する方法を考えてみます。
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